TataCara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus.
bagaimana cara menyimpan arsip di lemari arsip?​bagaimana cara menyimpan arsip di lemari arsip​Bagaimana cara menyimpan arsip pada rak arsip​kotak arsip diposisikan pada rak arsip,disimpan dgn carabagai mana cara menyimpan arsip pada rak arsip ​ Map asrip/folder stop map folio snelhecter brief ordner portapel hanging forder 1. Map arsip/folder Adalah suatu kertas atau plastik tebal berupa lipatan yg berkhasiat melindungi atau menyimpan arsip dr kerusakan yg diakibatkan oleh tangan-tangan insan, air, minyak, sinar matahari langsung, serangga dll. Adapun perlengkapan yg dimaksud yakni sbb; a Stopmap folio map yg mempunyai 2 lipatan lembaran kertas tebal b Snelhechter map yg mempunyai penjepit kertas di dalamnya c Brief ordner map yg yang dibuat dr materi kertas tebal & mempunyai penjepit kertas dr besi d Portapel map yg memiliki tali pengikat kertas arsip e Hanging forder map yg bisa digantungkan bagaimana cara menyimpan arsip di lemari arsip​ Jawaban Map asrip/folder stop map folio snelhecter brief ordner portapel hanging forder Penjelasan 1. Map arsip/folder Adalah suatu kertas atau plastik tebal berupa lipatan yg berguna melindungi atau menyimpan arsip dr kerusakan yg diakibatkan oleh tangan-tangan manusia, air, minyak, sinar matahari langsung, serangga dll. Adapun perlengkapan yg dimaksud yakni sbb; a Stopmap folio map yg mempunyai 2 lipatan lembaran kertas tebal b Snelhechter map yg mempunyai penjepit kertas di dalamnya c Brief ordner map yg yang dibuat dr materi kertas tebal & mempunyai penjepit kertas dr besi d Portapel map yg memiliki tali pengikat kertas arsip e Hanging forder map yg mampu digantungkan Bagaimana cara menyimpan arsip pada rak arsip​ Jawaban lah mana aku tau,aku kan bukan rak arsipV kotak arsip diposisikan pada rak arsip,disimpan dgn cara disusun dengan-cara urut & rapih bagai mana cara menyimpan arsip pada rak arsip​ Jawaban membereskan nya, membersihkan nya maaf jika salah Prosedurpenyimpanan arsip pada PT Kereta Api Indonesia (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utara terdiri dari pemeriksaan, penyortiran, dan penyimpanan arsip secara elektronik melalui aplikasi websitekhusus PT Kereta Api Indonesia (Persero). Penemuan kembali arsip dengan manual dan dengan komputer. Sistem Penyimpanan Arsip Macam dan ProsedurnyaKali ini penulis akan membahasa mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsip .Sebelumnya, selamat datang kembali buat para administrator muda Indonesia , Penulis selalu berharap kita dalam keadaan terbaik dan diberikan nikmat sehat untuk tidak memperpanjang basa – basi langsung saja kalian scroll kebawah ya teman – teman sekalian .Pengertian Sistem Penyimpanan ArsipArsip merupakan sebuah catatan tertulis yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatau persoalan ataupun peristiwa yang ditulis seseorang sebagai bukti pengingatDan sistem kearsipan merupakan sebuah penyimpanan dan pengaturan arsip secara sistematis dan logis , menggunakan sistem tertentu atau kombinasi antar sistem sebagai identitas dari arsip tersebut .Dan juga sistem penyimpanan arsip merupakan sebuah alur proses penyimpanan dan pengaturan baha atau dokumen - dokumen secara sistematis dengan tujuan memudahkan penemuan kembali dokumen tersebut dengan cepat jika diperlukan kembali .Prosedur Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum dalam membuat sistem penyimpanan arsip terdapat 6 prosedur yang harus diikuti , yaitu Identifikasi MasalahSebelum melakukan sistem penyimpanan arsip , terlebih dahulu setiap dokumen atau bahan diidentifikasi masalah kearsipan yang terdapat dalam organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah yang dijadikan sebagai dasar dalam sistem penyimpanan kearsipanMenentukan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah kita mengidentifikasi masalah tahap selanjutnya adalah menentukan sistem penyimpanan arsip. Dimana pada tahap ini pemelihan sistemnya ditentukan pada pilihan yang tepat dan sesuai bagi sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah .Menganalisa SistemTindakan ini dilakukan untuk menentukan tujuan secara organisasional dalam menentukan sistem yang digunakan dengan menyesuaikan kepada tujuan yang akan dicapai oleh sebuah organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahPerancangan SistemPada tahap perancangan sistem semua bagian dari sistem – sistem yang ada akan dievaluasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan sistem yang diinginkan . hal ini dilakukan untuk memperhatikan setiap kelemahan yang ada pada setiap sistem penyimpanan arsip dan mengambil salah satu alternatif yang efektif dan efisien .Memilih Dan MengimplementasikanPada tahap ini seseorang bertugas untuk menyesuaikan setiap arsip dalam penyimpanan nya dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang baru .Penerapan Sistem Penyimpanan ArsipSetelah diadakannya uji coba terhadap sistem baru, tahap selanjutnya adalah menerapkan sstem penyimpanan arsip tersebut dalam aktivitas pengarsipan di sebuah organisasi , perusahaan atau instansi pemerintah. Dan kegiatan ini selalu di monitoring dan diawasi agar pelaksanaannya berjalan dengan efektif dan efisien .Macam – Macam Sistem Penyimpanan ArsipSecara umum terdapat 5 macam sistem penyimpanan arsip , yaitu 1. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem AbjadSistem abjad merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama perusahaan ataupun nama orang yang disusun berdasarakan urutan abjad juga merupakan sistem penyimpanan arsip tertua dibanding sistem lainnya, meskipun paling tua diantara lainnya sistem abjad merupakan sistem yang paling banyak digunakan disebuah organisasi atau perusahaan .Sistem ini digunakan sebagai sistem penyimpanan arsip karena Nama merupakan sesuatu yang sangat mudah untuk diingat Petugas yang bertanggung jawab lebih menginginkan dokumen disimpan dari sebuah nama yang samaSebuah bahan atau dokumen lebih sering dicari menggunakan namaJumlah yang menggunakan banyak .Keuntungan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dokumen dan bahan yang memiliki nama yang sama dikelompokkan menjadi 1 bagianFleksibel karena mudah di terapkanMemudahkan pekerjaan serta proses penemuan kembali arsip bisa dibilang cepatSurat masuk dan keluar disimpan dalam 1 map dan bersebelahanKerugian sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem abjad, yaitu Dalam proses pencarian arsip kita dituntut untuk mengetahui nama perusahaan / seseorang secara yang berkaitan satu dengan yang lainnya akan tetapi terdapat perbedaan pada nama pengirimnya maka arsip tersebut disimpan terpisahAdanya PengindeksanBanyak orang memiliki nama yang samaProsedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Memeriksa berkas / suratMerupakan kegiatan memeriksa dokumen atau surat apakah bisa di arsipkan atau tidak karena masih dalam tahap proses / komunikasi yang belum selesaiMengindeks suratMerupakan kegiatan pemisahan antara dokumen atau surat masuk dan dokumen atau surat keluar .Mengkode suratMerupakan kegiatan pemberian kode terhadap surat dengan menggunakan 2 huruf dari nama seseorang / perusahaan . kode ditulis pada posisi pojok kanan bawah apabila penyimpanan dilakukan secara vertikal dan pada posisi kanan atas jika penyimpanan dilakukan secara horizontalMenyortir suratMerupakan kegiatan mengumpulkan serta mengelompokkan arsip – arsip yang memiliki kode yang sama menjadai satu . penyortiran surat dilakukan apabila dalam waktu yang sama terdapat jumlah yang sangat banyakMenempatkan suratMenempatkan surat sesuai posisinyaProsedur Penemuan arsip apabila menggunakan Sistem Abjad, yaitu Menentukan judul suratMengetahui dengan pasti judul surat yang ingin dicari meliputi nama seseorang atau perusahaan serta nama pengirimMenentukan indeksMengetahui dasar pengindeksan sebuah arsip seperti nama orang ,organisasi , perusahaan ataupun instansi pemerintahMenentukan kode arsipMengetahui nama yang sudah diindeks dan talah dikode arsipnya .Pencarian arsipMerupakan kegiatan pencarian arsip sesuai dengan kode yang telah kita ketahui setelah melihat pengindekan dan pengkodean suratMengambil arsipJika arsip sudah ketemu dan ingin dipinjam dalam waktu yang tidak diketahui makan selipkan lembar pinjam arsip pada posisi arsip tersebutMemberikan arsipMerupakan kegiatan memberikan arsip yang dibutuhkan kepada seseorang serta lembar pinjam arsip yang bertujuan untuk mengingatkan kepada peminjam arsip untuk dapat malakukn pengembalian arsip dengan tanggal yang sudah ditetapkanProses menyimpan lembar pinjam arsip pada tickler file .2. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem SubjekSistem subjek merupakan sebuah sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama masalah / subjek dalam sebuah surat . Subjek dalam arsip dapat terlihat dari perihal surat atau juga isi dari permasalahan surat sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek ,yaitu Secara umum ada bebarapa kelebihan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Sistem yang mudah dikembangan dengan menyesuaikan dengan kebutuhanJika subjek surat atau dokumen telah diketahui maka mudah untuk melakukan penemuan kembali .Kekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek, yaitu Secara umum ada bebarapa kekurangan sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem subjek , yaitu Tidak dianjurkan untuk digunakan oleh perusahaan yang memiliki berbagai jenis dan macam surat karena kurang cocok .Kesulitan dalam melakukan klasifikasi karena masalah / subjeknya hampir sama namun berbeda satu dengan yang lainnyaDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjekDaftar klasifikasi subjek merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada masalah – masalah atau subjek dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan berjenjang dengan diberi kode khusus sebgai kode .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem subjek , yaitu Terlebih dahulu harus memeperhatikan setiap masalah dan isi dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika masalahnya / perihal surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Arsip Sistem Subjek , yaitu Seperti yang sudah disampaikan bahwa prosedur penemuan kembali arsip disesuaikan dengan kode yang telah diberikan sesuai dengan sistem yang digunakan yaitu sistem subjek Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekanLihatlah kode pada kartu pengindekanBerdasarkan kode yang didapa dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .3. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem WilayahSistem wilayah merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nama sebuah wilayan dengan pedoman kepada sebuah daerah / alamat pengirim surat atau dokumen dalam sebuah surat . Sistem ini biasanya digunakan oleh perusahaa , organisasi ataupun instansi pemerintah yang memiliki cabang / perwakilan dibeberapa daerah yang tersebar diseluruh IndonesiaKelebihan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah, yaitu Memudahkan pengambilan keputusan ketika ada penyimpangan yang dilakukanMemudahkan pencarian keterangan jika wilayah sudah diketahuiKelemahan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah ,yaitu Jika dalam surat atau dokumen tidak terdapat alamat serta nama wilayah atau daerah maka akan menyulitkan ketika di arsipkanRentan kesalahan jika pegawai arsip tidak mengetahui letak geografis wilayahPegawai mempunyai batasan pengetahuan jika disinggung mengenai batas – batas wilayah antar daerah sehingga hal ini sangat menyulitkan dalam pengarsipanDaftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayahDaftar klasifikasi wilayah merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan kepada wilayah meliputi nama daerah ataupun alamat dari surat / dokumen tersebut yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem wilayah , yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nama wilayah meliputi nama daerah atau alamat dari sebuah surat yang ingin diarsipkan , jika daerah / alamat surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur Penemuan Kembali Arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .4. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem NomorSistem Nomor merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Lebih efektif dalam penyimpananPenyimpanan dokumen / surat lebih cermat dan telitiDapat disesuaikan dengan segala macam surat / dokumenPenerapan yang sederhanaPenomoran pada map / dokumen tanpa batas dan sangat luasPenomoran pada map dapat dijadikan referensiKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor , yaitu Terlalu banyak menggunakan map untuk menyimpan dokumen / surat sehingga menimbulkan kesulitanBanyaknya waktu yang dikeluarkan pada saat mengindeksDiperlukan lahan dan perabotan yang mencukupi untuk menyimpan arsip yang banyakProsedur klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomorDaftar klasifikasi sistem nomor merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan nomor yang dimulai dari yang terkecil hingga yang terbesar yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem nomor, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap nomor dari surat yang ingin diarsipkan , jika nomor surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip , yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .5. Sistem Penyimpanan Arsip Dengan Menggunakan Sistem TanggalSistem tanggal merupakan sistem pengarsipan meliputi penemuan dan penyimpanan kembali sebuah arsip yang tersusun berdasarkan pengelompokan tanggal dengan pedoman kepada tanggal yang berada didalam surat atau dokumen meliputi tahun , bulan dan tanggal hari itu yang dapat dijadikan sebuah kode sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Memudahkan dalam pelaksanaanSusunan dan urutan guide yang sedeharanaKlasifikasi yang cocok untuk menyeluruh dan berkelanjutanKekurangan sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal , yaitu Diperuntukkan kepada organisasi ,perusahaan atau instansi pemerintah yang kecil karena hanya mampu menampung dokumen / surat yang jumlahnya relatif kecilDokumen / surat yang tidak memilki tanggal , tahun dan bulan maka tidak bisa diarsipPemisahan surat keluar dan surat masuk dalam pengarsipanProsedur daftar klasifikasi sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggalDaftar klasifikasi sistem tanggal merupakan sebuah daftar yang berisi pengelompokan dokumen atau surat – surat berdasarkan tanggal yang meliputi tahun , bulan dan tanggal yang disusun secara sistematis dan dengan diberi kode khusus sesuai sistem yang digunakan .Prosedur sistem penyimpanan arsip apabila menggunakan sistem tanggal, yaitu Terlebih dahulu harus memperhatikan setiap tanggal , tahun dan bulan dari surat yang ingin diarsipkan , jika tanggal , tahun dan bulan dari surat sudah diketahui selanjutnya adalah memberikan kode yang sesuai dengan daftar kartu indeksJika sudah dokumen atau surat akan disimpan pada laci dan guide sesuai dengan yang terdaftar dan selaras dengan pengkodean yang telah diberikan pada surat / dokumen .Jika sudah maka letakkan kartu indeks sesuai dengan kode dan surat yang diarsipkanProsedur penemuan kembali arsip, yaitu Melihat daftar klasifikasi dan mencari kartu pengidekan sesuai dengan dokumen / suart yang kita butuhkanLihatlah kode pada kartu pengindekan pada dokumen / sura tersebutBerdasarkan kode yang didapat dari kartu indek maka carilah dokumen atau surat yang sesuai dengan kode yang diberikan .Baiklah sekian informasi dari penulis mengenai sistem penyimpanan arsip dimulai dari prosedurnya, contoh sistemnya, serta kelebihan dan kekurangan dari masing – masing sistem penyimpanan arsipMaaf atas segala kekurangan yang terdapat dalam penulisan .Semoga yang penulis tuangkan dapat bermanfaat bagi para pengajar , pelajar , mahasiswa dan masyarakat luas untuk menambah ilmunya .Bagi kalian yang ingin mendapatkan notifikasi mengenai updatenya blog ini , silahkan ikuti dan sukai halaman facebook kami yang tertera di sudut kanan atas . sekian .Enjoy . . . . . denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan
Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan administrasi sesuai tata tertib. Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman. Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan atau kerusakan arsip bisa terjadi. Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip. Semua karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan. Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan. Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis arsip Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan kemantapan sistem indeks baik secara manual maupun mekanik Ketepatan serta kemantapan sistem klasifikasi Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang memadai Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide. Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab itu, bon pinkam out slip harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang dikeluarkan. Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah, tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam. Selain itu, ada ketentuan yaitu Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card nya. Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam. Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal pengembalian. Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat. Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu. Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran. Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman. Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder. Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung, sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip Jangka waktu pinjaman Menentukan bagaimana tata cara meminjam arsip Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau melakukan evaluasi. Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif. Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam. Peminjam harus memastikan arsip senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi penting yang ada didalamnya. Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik mengalami kerusakan. Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan dokumen dan menyimpan dalam format digital. Selain merawat, penerima arsip juga wajib mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak kearsipan. Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah, sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet. Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir. Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak, lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik. Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah diserang karat. Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah, maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama.
undangnomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. C. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP SEBELUM MEMILIKI JRA Teknik penyusutan arsip ini dilakukan disamping instansi penyelenggara arsip belum memiliki JRA dan tidak mempunyai program penyusutan arsip secara periodic, juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau).
Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip – Menyimpan arsip di lemari arsip secara efektif adalah hal penting yang perlu dilakukan untuk menjaga arsip agar tetap tersimpan dengan benar dan mudah dicari. Pemilihan lemari arsip yang tepat akan membantu Anda mempertahankan arsip Anda dengan aman dan mudah diakses. Berikut adalah beberapa prosedur untuk menyimpan arsip pada lemari arsip yang dapat Anda ikuti. Pertama, pastikan Anda memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang Anda miliki. Jika Anda memiliki banyak arsip maka Anda harus memilih lemari arsip yang cukup besar untuk menampungnya. Lemari arsip harus cukup kuat untuk menahan berat arsip dan juga kuat terhadap serangan jamur, rayap, dan lain-lain. Kedua, pastikan Anda memiliki label untuk setiap arsip. Label ini akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Label harus mencantumkan informasi seperti nama arsip, tanggal, dan nomor. Selain itu, label juga harus menunjukkan apakah arsip tersebut bersifat pribadi atau resmi. Ketiga, pastikan Anda menyusun arsip dengan benar. Arsip harus disusun sesuai dengan label yang diberikan. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah. Jika arsip yang Anda simpan memiliki informasi sensitif, pastikan Anda menyimpan arsip tersebut dengan cara yang aman. Keempat, pastikan Anda melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan atau setiap tahun. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang Anda cari dengan cepat dan mudah. Selain itu, penyortiran arsip juga akan membantu Anda menjaga agar arsip tetap aman. Kelima, pastikan Anda menyimpan arsip dalam lemari arsip dengan aman. Jangan menyimpan arsip yang berisi informasi sensitif di tempat yang mudah diakses orang lain. Selain itu, pastikan Anda menyegel lemari arsip dengan kunci untuk memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terjaga. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan arsip pada lemari arsip dengan efektif dan aman. Lemari arsip yang tepat, label yang benar, penyortiran arsip secara rutin, dan penyimpanan arsip dengan aman akan membantu Anda menjaga arsip dengan baik. Dengan mematuhi prosedur ini, Anda dapat yakin bahwa arsip Anda akan terjaga dengan aman dan mudah diakses. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang 2. Memiliki label untuk setiap 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang 4. Melakukan penyortiran arsip secara 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki merupakan langkah awal dalam menyimpan arsip dengan tepat. Memiliki lemari arsip yang tepat akan membantu menjaga arsip aman dan tersimpan dengan rapi. Jika Anda memiliki banyak arsip, maka Anda harus membeli lemari arsip yang cukup untuk menampung semua arsip yang dimiliki. Ada berbagai macam jenis lemari arsip yang tersedia di pasaran, seperti lemari arsip standar, lemari arsip bertingkat, lemari arsip portabel, dan lemari arsip khusus. Setiap jenis lemari arsip memiliki keunggulan tersendiri, seperti kemampuan untuk menyimpan banyak berkas, mudah dibawa, dan sebagainya. Oleh karena itu, Anda harus memilih jenis lemari arsip yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda. Lemari arsip yang tepat harus dilengkapi dengan keamanan yang memadai. Keamanan yang baik akan membantu menjaga arsip Anda aman dari akses yang tidak sah. Beberapa lemari arsip yang tersedia dipasaran dilengkapi dengan kunci atau sistem pengunci lainnya, seperti sistem pengunci digital. Ini akan membantu Anda melindungi arsip Anda dari pencurian atau penyalahgunaan. Anda juga harus memastikan bahwa lemari arsip yang dipilih memiliki fitur-fitur seperti sirkulasi udara, sistem pengaturan suhu, dan perlindungan terhadap debu dan kotoran. Fitur-fitur ini akan membantu Anda menjaga arsip Anda tetap bersih dan aman dari kerusakan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai. Hal ini akan membantu Anda menemukan arsip yang dibutuhkan dengan mudah. Anda juga harus menandai semua arsip dengan kode atau label agar lebih mudah ditemukan. Anda juga dapat membuat daftar indeks arsip yang akan membantu Anda mengetahui apa yang Anda miliki dan di mana arsip berada. Selanjutnya, Anda harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Pemeliharaan rutin ini akan membantu Anda mencegah kerusakan dan memastikan bahwa semua arsip yang dimiliki tetap aman dan tersimpan dengan rapi. Pemeliharaan rutin juga akan membantu Anda menjaga arsip-arsip yang tua tetap utuh dan tidak rusak. Anda dapat memeriksa lemari arsip secara rutin untuk memastikan bahwa semua arsip masih ada dan tidak rusak. Anda juga harus melakukan pembersihan rutin terhadap lemari arsip Anda untuk mencegah pembentukan jamur dan bakteri. Nah, itulah cara menyimpan arsip dengan benar. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki adalah langkah awal yang harus Anda lakukan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai, menandai semua arsip dengan kode atau label, dan melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Dengan melakukan semua hal tersebut, maka arsip Anda akan aman dan tersimpan dengan rapi. 2. Memiliki label untuk setiap arsip. Label merupakan hal yang penting dalam menyimpan arsip pada Lemari Arsip. Label dapat membantu kita menemukan arsip dengan cepat dan mudah, sehingga dapat menghemat waktu dan upaya. Label juga membantu kita untuk mengingat informasi yang terkandung dalam arsip. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat label untuk setiap arsip. Pertama, pastikan bahwa label dapat dibaca dengan jelas. Label harus cukup besar agar mudah dibaca. Jika anda menggunakan komputer untuk membuat label, gunakan font yang jelas. Label juga harus mudah dibaca dari jarak yang jauh. Kedua, pastikan bahwa informasi yang terkandung dalam label benar-benar akurat. Label harus menggambarkan isi arsip secara akurat. Jika label tidak akurat, maka orang yang membaca label tidak akan menemukan arsip yang diinginkan. Ketiga, pastikan bahwa label arsip mudah diletakkan dan dibaca. Label harus diletakkan di bagian atas arsip. Jangan lupa untuk memasukkan tanggal, nama file, dan informasi lain yang relevan. Jika anda menggunakan label yang dapat dicetak, gunakan kertas yang kuat dan tahan lama. Keempat, pastikan bahwa pengelolaan arsip anda efisien. Gunakan sistem pengelolaan arsip yang tepat, seperti klasifikasi arsip berdasarkan tanggal atau subjek. Ini akan membantu anda menemukan arsip dengan cepat. Melalui penerapan label yang benar, anda akan dapat menyimpan arsip dengan lebih efektif dan efisien. Label dapat membantu anda mengingat informasi yang terkandung dalam arsip, dan mempermudah anda menemukan arsip yang diinginkan. Jika anda memiliki lebih banyak arsip, pastikan untuk membuat label untuk setiap arsip untuk membantu pengelolaan arsip anda. 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan adalah salah satu aspek penting dalam menyimpan arsip. Ini berarti bahwa arsip harus disusun secara logis dan tersusun dengan benar sehingga mudah untuk menemukan informasi yang diinginkan. Penyusunan arsip yang benar akan memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Salah satu cara untuk menyusun arsip dengan benar adalah dengan menggunakan sistem pengelompokan. Sistem ini dapat menggunakan label, nomor, abjad, atau tanggal untuk membagi arsip dalam beberapa bagian. Label yang diberikan pada setiap bagian akan membantu Anda untuk mengidentifikasi dengan mudah informasi yang Anda cari. Label ini juga akan membantu Anda untuk memastikan bahwa arsip tersebut disimpan dengan benar. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa arsip disusun secara logis. Arsip harus disusun berdasarkan tema atau topik tertentu. Sebagai contoh, jika Anda menyimpan arsip tentang proyek, Anda harus memastikan bahwa arsip itu disimpan dalam folder berbeda berdasarkan tema atau topik proyek yang berkaitan. Hal ini akan membuat proses pencarian arsip lebih mudah dan efisien. Setelah proses pengelompokan dan penyusunan arsip selesai, Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman. Arsip harus disimpan di lemari arsip yang kuat dan aman. Pilih lemari arsip yang memiliki kunci untuk memastikan bahwa arsip tersebut tetap aman dan terlindungi. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa Anda melakukan pencatatan dengan benar. Anda harus memastikan bahwa Anda membuat daftar atau katalog arsip untuk membantu Anda mengidentifikasi dengan cepat arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip. Daftar ini harus mencakup nama arsip, tanggal penyimpanan, lokasi penyimpanan, dan informasi lain yang berkaitan dengan arsip. Dengan demikian, dengan menggunakan label, menyusun arsip secara logis, menyimpan arsip di lemari arsip yang aman, dan membuat daftar atau katalog arsip, Anda bisa memastikan bahwa arsip Anda disimpan dengan benar dan aman dalam lemari arsip. Ini akan memastikan bahwa Anda dapat mengakses arsip dengan mudah dan cepat, dan memastikan bahwa informasi yang tersimpan tetap aman dan terlindungi. 4. Melakukan penyortiran arsip secara rutin. Sebelum melakukan penyortiran arsip secara rutin, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu Pertama, pastikan bahwa lemari arsip sudah terisi dengan arsip yang benar. Arsip yang dimasukkan ke dalam lemari arsip harus dilabel dengan hati-hati. Label yang digunakan harus mencakup informasi penting mengenai arsip tersebut seperti tanggal dibuat, jenis arsip, dan ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip. Label ini akan membantu Anda mengidentifikasi arsip dengan mudah. Kedua, pastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip dapat diklasifikasikan dengan benar. Klasifikasi arsip yang tepat akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Sebagai contoh, jika arsip berisi dokumen hukum, maka Anda bisa mengklasifikasikannya dengan benar dengan label “dokumen hukum”. Ketiga, lakukan penyimpanan arsip dengan benar. Pastikan bahwa arsip tersimpan dengan benar di dalam folder dengan label yang sesuai. Hal ini akan memastikan bahwa arsip tersimpan dengan rapi dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Keempat, melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip secara rutin memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap dalam kondisi yang baik dan dapat ditemukan dengan mudah. Anda harus menghapus arsip yang tidak lagi digunakan atau yang sudah kadaluarsa. Untuk arsip yang digunakan secara berkala, Anda harus menyimpan arsip tersebut di tempat yang mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara rutin juga harus dilakukan agar arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara berkala juga membantu Anda menghemat ruang di dalam lemari arsip. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau setiap tahun. Penyortiran arsip secara rutin akan membantu Anda mengatur arsip dengan benar, menghemat ruang di dalam lemari arsip, dan memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap tersimpan dengan benar dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Dengan melakukan penyortiran arsip secara rutin, Anda dapat memastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu langkah penting dalam menjaga dokumen penting dan arsip. Lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menjaga arsip penting Anda. Hal ini akan memastikan bahwa arsip Anda tidak akan hilang atau dicuri. Langkah pertama dalam menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah memilih lemari arsip yang tepat. Lemari arsip harus dirancang khusus untuk menyimpan arsip dan menawarkan perlindungan yang kuat dari sinar matahari, kelembaban, dan serangga. Lemari arsip juga harus memiliki kunci yang kokoh dan bebas dari cacat. Lemari arsip yang tepat akan menjamin bahwa arsip Anda tidak akan rusak atau hilang. Setelah memilih lemari arsip yang tepat, Anda harus menempatkan arsip Anda dalam lemari arsip. Hal ini penting untuk memastikan bahwa arsip Anda aman dari kerusakan. Arsip harus disusun dengan rapi dalam lemari arsip untuk memastikan bahwa arsip dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan. Anda juga harus memastikan bahwa arsip ditempatkan dengan benar menurut jenis dan tanggal yang relevan. Selanjutnya, Anda harus mengunci lemari arsip ketika tidak digunakan. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda aman dari akses yang tidak disengaja. Anda juga harus memastikan bahwa kunci lemari arsip tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak. Terakhir, Anda harus memantau lemari arsip secara berkala untuk memastikan bahwa arsip masih aman dan terlindungi. Jika ada kerusakan atau kerugian arsip, Anda harus segera melaporkannya kepada pihak berwenang yang berhak. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terlindungi. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah cara yang efektif untuk melindungi arsip penting Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci, Anda dapat memastikan bahwa arsip Anda aman dan terlindungi.
7mBE.
  • ng065u5iqw.pages.dev/189
  • ng065u5iqw.pages.dev/577
  • ng065u5iqw.pages.dev/330
  • ng065u5iqw.pages.dev/244
  • ng065u5iqw.pages.dev/427
  • ng065u5iqw.pages.dev/47
  • ng065u5iqw.pages.dev/152
  • ng065u5iqw.pages.dev/86

    • bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip